云南艺术学院采购项目

履约验收管理实施细则（试行）

第一章 总 则

第一条 为进一步加强和规范学校各类采购项目履约验收工作，完善内部控制机制，维护学校合法权益，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》（财库〔2016〕205号）和《云南艺术学院采购管理办法》有关规定，结合学校实际，制定本实施细则。

第二条 本实施细则主要适用于纳入学校采购管理范围的货物类和服务类采购项目的履约验收工作。

第三条 本实施细则所称履约验收，是指学校及其指定的单位或个人对供应商履行采购合同的情况进行检查、验收、考核、确认的行为。履约验收是采购工作中的关键环节，是提高采购质量、提升采购效能、实现采购目标的有效途径。

第四条 采购项目履约验收工作遵循“用户主导、分级负责、多方参与、相互监督、权责明晰”的原则。

第二章 验收方式与职责分工

第五条 申购部门作为各个采购项目的实施主体，对本部门实施的各类采购项目的履约验收工作履行主体责任。资产管理部门是学校采购项目履约验收工作的归口管理部门。财务管理部门对采购项目履约验收工作履行财务监督职责。

第六条 采购项目的验收方式分为申购部门自行验收和学校统一组织验收。履约验收的具体形式根据项目特点确定，包括但不限于资料查验、现场查验、过程检查、考核评价。

第七条 申购部门自行验收的项目，由申购部门指定验收人员进行验收并确认履约验收结果；申购部门与使用部门分离的，申购部门应当根据项目实际邀请使用部门参与验收。属于下列情形之一的采购项目，实行申购部门自行验收：

（一）预算金额未达20万元的货物类采购项目；

（二）服务类采购项目（预算金额达到20万元且形成无形资产的软件开发服务项目除外）；

（三）通过电子卖场、框架协议方式实施的采购项目；

（四）采购内容为图书、档案、陈列品、非软件类无形资产、特种动植物、低值品、易耗品、材料的采购项目；

（五）紧急采购项目和免予办理采购程序的项目。

第八条 本实施细则第七条规定情形之外的采购项目，均由学校统一组织验收。学校统一组织验收的项目，由申购部门（使用部门）进行初验，初验通过后向资产管理部门提交报告；资产管理部门组织验收小组进行终验，终验通过后签署验收报告。除技术较为简单的项目外，终验时一般邀请2至3名专家参加验收；必要时可以邀请第三方机构参与验收。

第九条 采购项目履约验收过程中，对于技术特别复杂的重大项目，可以委托具有相应资质的质量、技术检测机构开展技术质量验收工作；属于质量、技术检测机构强制检测范围的项目，应当向国家认可的质量、技术检测机构报检。

第三章 验收内容及验收标准

第十条 履约验收工作应严格按照采购合同、招标文件、投标文件以及相关的国家标准、行业标准、技术规范开展，根据合同约定对每一项产品、技术、服务、安全标准的履约情况进行确认。供应商申请验收时应按合同约定及学校要求提供相关资料，验收人员应认真查验产品、资料和项目实施情况。

第十一条 货物类采购项目履约验收内容主要包括采购合同约定的显性指标、技术质量等内容的履约情况：

（一）显性指标验收：根据采购合同等相关文件查验供应商交付产品的品牌、型号、数量、配置、配件、生产厂商、产地等信息，逐一核对采购合同、到货清单和实物三者是否相符，检查产品外观的完好性、完整性、新旧程度，并查看产品说明书、合格证、保修单、用户手册等随机资料是否齐全。

（二）技术质量验收：根据采购合同、招标文件、投标文件等相关文件检查货物是否按照技术规范及使用需要进行安装调试，并通过运行测试（包括功能测试、技术指标测试、整机测试）和仪器检测等方法，查验产品的性能指标、技术质量以及提供的人员培训等技术服务是否符合合同约定的要求等，同时检查测试记录、试运行记录、培训记录等是否齐全。

第十二条 服务类、软件类采购项目履约验收内容根据项目特点及采购合同、招标文件、投标文件的约定确定。延续性服务项目的验收内容以服务质量考核及履约情况确认为主。

第十三条 申购部门必须在供应商送交有关货物时严格把好合同履行的第一道关口，仔细核对产品的品牌、型号、规格、数量、外观、配置、技术指标、生产厂家等内容。若发现供应商交付的某项产品与合同约定不符，且未履行变更手续或不符合变更规定，申购部门不得接收、安装、使用该产品；安装调试后发现产品不符合合同要求的，不得进行使用培训和试运行；不具备验收条件的，不得违规组织验收；初验不合格的，不得提请资产管理部门进行终验；验收不合格的，不得违反合同约定支付款项；需要整改的，应督促供应商及时进行整改。

第四章 验收流程及验收资料

第十四条 申购部门自行验收的货物类采购项目：

（一）产品或主材到货后，申购部门须指定专人按合同约定采购清单及验收标准核对产品数量及品牌、型号、外观等。

（二）需要安装调试的产品，申购部门应督促供应商在合同约定期限内进行安装调试，合同未约定期限或未签署合同的一般应在10个工作日内安装调试完毕。安装调试完成后，由供应商协同使用部门进行测试，并对使用人员进行培训。

（三）合同约定需要试运行的设施设备，由使用部门按照约定对供应商交付的产品进行试用，试运行正常后组织验收。

（四）申购部门（使用部门）自行组织验收小组进行验收并签署验收报告单。其中采购金额超过5万元的项目，验收小组由本部门教职工或校内外专家共3人或以上的单数组成。

（五）申购部门凭验收报告单、发票等凭据办理固定资产入账登记和财务报销手续。验收过程中形成的资料根据档案管理有关规定和申购部门（使用部门）工作实际进行管理。

第十五条 申购部门自行验收的软件类采购项目：

（一）应用软件类采购项目，验收前应具备以下条件：

1. 申购部门（使用部门）对软件功能核对无误并有记录。

2. 组织开展过软件使用培训，并有培训记录。

3. 试运行时间不少于一周，并有试运行记录。

4. 根据项目实际情况，可在上述资料基础上增加软件测试记录、压力测试报告、等保测试报告、用户体验报告等资料。

（二）申购部门（使用部门）自行组织验收小组，根据采购合同、软件演示情况及本条第（一）项所列资料进行验收并签署验收报告单。其中采购金额超过5万元的项目，验收小组由本部门教职工或校内外专家共3人或以上的单数组成。

（三）申购部门凭验收报告单、发票等凭据办理无形资产入账登记和财务报销手续。验收过程中形成的资料根据档案管理有关规定和申购部门（使用部门）工作实际进行管理。

第十六条 申购部门自行验收的服务类采购项目：

（一）申购部门自行组织验收（考核）小组对供应商履约情况及其服务质量进行验收或考核，并签署验收报告单或考核登记表。其中采购金额达到20万元的项目，验收（考核）小组由学校教职工或有关专家共3人或以上的单数组成。

（二）申购部门凭验收报告单（保障性服务项目可不提供）、发票等凭据办理财务报销手续。履约验收过程中形成的资料根据档案管理有关规定和申购部门工作实际进行管理。

第十七条 学校统一组织验收的货物类采购项目：

（一）产品或主材到货后，申购部门须指定专人按照合同约定的采购清单及验收标准核对产品数量及品牌、型号、外观等，核对无误后如实填写《到货验收记录暨产品交接单》。

（二）需要安装调试的产品，申购部门应督促供应商在合同约定期限内进行安装调试，合同未约定期限或未签署合同的一般应在10个工作日内安装调试完毕。安装调试完成后，由供应商协同使用部门进行测试并填写《产品测试记录单》。合同约定需要开展使用培训的，由供应商协同使用部门组织开展培训；培训完成后，双方共同填写《产品使用培训记录单》。

（三）合同约定需要试运行的设施设备，由使用部门按照约定对供应商交付的产品进行试用，并填写《试运行报告单》。除合同另有约定外，试运行时间原则上不少于2周。

（四）申购部门（使用部门）组织由3人或以上的单数组成的初验小组进行初步验收。初验合格后，由申购部门（使用部门）形成初验报告，并向资产管理部门申请终验。

（五）资产管理部门收到终验申请后，组织有关部门和专家进行终验。供应商需提前备齐以下资料并装订成册（正本1份、副本2份），参加终验会议时交由验收人员查阅：

1. 验收申请单；

2. 项目实施情况报告；

3. 中标（成交）通知书；

4. 合同书；

5. 到货验收记录暨产品交接单；

6. 产品测试记录单；

7. 产品使用培训记录单；

8. 试运行报告单；

9. 技术资料（合格证、说明书、用户手册、检测报告等）；

10. 供应商售后服务承诺书；

11. 其他相关资料。

（六）终验时，有关部门和验收专家对供应商交付的产品、资料及履约情况等进行查验，在验收报告单上填写验收意见并签字确认。若验收不合格，由资产管理部门向供应商发出整改通知书并抄送申购部门，申购部门应督促并配合供应商在规定时间内完成整改，整改完毕再次进行初验后组织终验。

（七）申购部门凭验收报告单（终验）、发票等办理固定资产入账登记和财务报销。验收报告单和供应商递交的验收资料等档案，交由采购管理部门按照档案管理有关规定整理归档。

第十八条 学校统一组织验收的软件类采购项目：

（一）软件类采购项目，供应商需提前备齐以下资料并装订成册（正本1份、副本2份），交由验收人员查阅：

1. 验收申请单；

2. 项目实施情况报告；

3. 中标（成交）通知书；

4. 合同书；

5. 软件系统功能模块核对确认单；

6. 软件系统调试、测试报告；

7. 软件系统压力测试报告；

8. 软件系统试运行报告单；

9. 软件系统使用培训记录单；

10. 软件系统用户体验报告单；

11. 软件系统技术指标文档；

12. 软件系统用户手册；

13. 供应商售后服务承诺书；

14. 其他相关资料。申购部门可根据项目实际及合同约定要求供应商提供需求分析报告、软件系统部署记录单、软件系统信息安全等级保护测评报告（简称等保测评报告）等资料。

（二）供应商完成软件系统安装调试、使用培训，且软件系统试运行正常（除合同另有约定外，试运行时间原则上不少于2周）后，申购部门（使用部门）组织由3人或以上的单数组成的初验小组进行初步验收。初验合格后，由申购部门（使用部门）形成初验报告，并向资产管理部门申请终验。

（三）资产管理部门收到终验申请后，组织有关部门和专家根据软件演示情况及本条第（一）项所列资料对供应商交付的软件产品及履约情况进行查验，在验收报告单上填写验收意见并签字确认。若验收不合格，由资产管理部门向供应商发出整改通知书并抄送申购部门，申购部门应督促并配合供应商在规定时间内完成整改，整改完毕再次进行初验后组织终验。

（四）申购部门凭验收报告单（终验）、发票等办理无形资产入账登记和财务报销。验收报告单和供应商递交的验收资料等档案，交由采购管理部门按照档案管理有关规定整理归档。

第五章 异常情况及处理规则

第十九条 采购合同履行过程中如因特殊情况确需变更产品信息或数量的，须在提供充分证明材料的基础上严格审核，审核通过后到采购管理部门办理信息变更备案手续，变更审核资料及相关支撑材料作为验收资料的组成部分一同管理。

第二十条 产品存在停产升级的，由供应商提供制造商出具的停产升级证明材料，经申购部门负责人审核同意后，在价格不变的前提下，产品型号可变更为同品牌的、产品配置和技术参数相当于或优于合同约定的升级替代型号。产品停产但无同品牌替代型号的，由供应商出具情况说明并附制造商或其授权经销商出具的停产证明材料，经申购部门负责人审核同意后，可将数量变更为零，并在结算时扣减相应的合同价款。

第二十一条 若当次采购时遗漏了某项产品，或采购数量少于实际需求，不得擅自增加品目或数量，而须另行申报采购计划并按批准的方式进行采购。若合同中某项产品不再需要采购，或采购数量多于实际需求，申购部门提供经部门负责人签字确认的情况说明，并与供应商协商一致后，可将该产品数量变更为零或减少数量，并在结算时扣减相应的合同价款。

第二十二条 若某项产品的规格、配置、性能、参数符合合同约定但无法满足实际使用需求，申购部门提供经部门负责人签字确认的情况说明，与供应商协商一致，并经采购管理部门审核同意后，在价格不变的前提下，可以变更为相当于或优于合同约定规格、配置、性能、参数的同品牌同系列产品，但需提供变更后的产品相当于或优于合同约定产品的证明材料。若没有满足实际使用需求的同品牌同系列产品，或者无法证明变更后产品相当于或优于合同约定产品，申购部门提供经部门负责人签字确认的情况说明，并与供应商协商一致后，可以减少数量或将数量变更为零，并在结算时扣减相应的合同价款。

第二十三条 若某项产品品牌、型号、生产厂家与合同约定相符，但其规格、配置、技术参数、性能整体低于合同要求或主要技术指标存在负偏离，不能满足实际使用需求，申购部门应收集产品无法满足合同约定的证据，要求供应商确认产品无法满足合同约定的事实，追究供应商逾期交货违约责任后将该产品的数量变更为零，并在结算时扣减相应的合同价款。

第二十四条 若供应商投标文件或采购合同中的产品信息存在笔误，如将制造商或代理商名号误写为品牌、品牌型号及生产厂家名称中存在错别字、品牌型号中漏写或多写个别字母或数字、规格参数中的数值及计量单位存在明显错误等，由供应商提供产品制造商出具的有效证明材料，经申购部门负责人核实同意后，可以修正错误的品牌、型号、生产厂家、规格参数等信息。不能提供制造商出具的有效证明文件但理由充分、合理的，由供应商出具情况说明，经申购部门负责人审核同意后，可将数量变更为零，并在结算时扣减相应的合同价款。

第二十五条 合同约定在实施过程中可根据实际需要优化调整技术方案并明确了不调整合同价款或确定了合同价款调整方式的项目，按照合同约定的方式进行技术方案的调整优化，并按约定的价款结算方式进行结算。该变更事项在供应商提供合同要求的相关支撑材料后，由申购部门负责人签字确认。

第二十六条 因供应商进货渠道不畅、生产供应能力不足、市场价格波动、投标失误、停业歇业等自身原因不能正常交付符合合同约定的产品，也不能按照本实施细则第二十条至第二十五条的规定进行变更的，供应商应提出书面申请，阐述不能履约的原因并承诺按照合同约定承担违约责任，经申购部门负责人审核同意后，将该产品的数量变更为零，在结算时扣减相应的合同价款，并按合同约定追究供应商的违约责任。

第二十七条 资产管理部门在组织开展采购项目履约验收过程中应对产品信息变更事项进行复核，若发现变更程序不完善、变更理由不合理、证明材料不充分等问题，须要求申购部门和供应商完善变更程序、变更理由、证明材料，或者否决变更事项并要求申购部门与供应商协商取消相应产品的采购。

第二十八条 除本实施细则第二十条至第二十六条所列情形外，原则上不得变更采购合同；如遇特殊情况确需变更的，须由申购部门召集采购管理部门、资产管理部门、财务管理部门会商决定；上述部门会商后仍无法决定的，由申购部门会同采购管理部门提出初步处理意见并报院长办公会研究决定。

第二十九条 申购部门或资产管理部门认为产品无法满足合同要求，但供应商坚持认为符合合同约定的，应当委托双方认可的第三方机构或专家组进行检测或认定，根据检测结果或专家意见妥善处理争议事项，由此产生的费用由供应商承担。

第六章 附 则

第三十条 采购合同约定分批或分阶段验收，或者因客观因素不能整体验收的项目，可以分批或分阶段进行验收。

第三十一条 无采购合同的项目根据发票或供货清单验收。

第三十二条 申购部门须按合同约定及时组织开展履约验收，若因未按时验收导致学校被供应商围堵追讨、投诉、起诉或者被迫支付违约金、被处以行政处罚等，给学校造成负面影响或利益受损的，按有关规定追究相关部门及当事人的责任。

第三十三条 参与履约验收的有关部门和人员应当牢固树立风险意识，切实防范各类法律风险。与供应商接触时不得随意发表有损学校权益的意见，不得擅自做出有损学校权益的承诺，不得违规作出有损学校权益的决定。不具备接收条件的产品绝不签署交接单，不符合变更规定的绝不签署同意变更的意见，试运行不正常的绝不签署试用合格意见，验收时发现问题的在整改完成前绝不签署验收合格意见。在履约验收过程中未认真履行工作职责或违反规定签署有关文件，给学校造成经济损失的，学校有权要求责任人赔偿学校因此造成的损失。

第三十四条 工程类项目以及与工程建设有关的货物、服务项目的履约验收，按照学校基本建设管理有关规定执行。纳入采购管理且不适用学校基本建设管理有关规定的工程类项目，参照执行本实施细则规定的货物类采购项目履约验收程序。

第三十五条 本实施细则自印发之日起施行。原采购工作组（国有资产管理处）印发的《关于进一步加强和规范各类采购项目履约验收的通知》（云艺国资〔2018〕4号）同时废止。

    第三十六条 本实施细则由国有资产管理中心负责解释。